Научно-исследовательский отдел библиотечных фондов
Оперативные консультации
Выбытие литературы в
свете новой инструкции по бюджетному учёту
В.В.Шилов
Новая инструкция по
бюджетному учёту, утверждённая приказом Министерства финансов Российской
Федерации от 30 декабря 2008 г. № 148н (далее Инструкция № 148н), содержит все
необходимые нормативы, позволяющие производить списание литературы из фондов
обычным порядком, более того, она расширяет возможности библиотеки по
освобождению фондов от неиспользуемой литературы и приводит учётные документы в
соответствие с особенностями библиотечных фондов как вида основных средств. В настоящее
время нет нормативных актов, ограничивающих инициативу библиотек в работе по
обновлению фондов, по оформлению списания литературы, исключаемой из фондов. В
сложных случаях оформления списания необходимо руководствоваться методическими
рекомендациями научно-методических центров по библиотечному делу.
Инструкция № 148н 2008 г. предусматривает
возможность исключения из фондов библиотеки литературы практически по всем
причинам, характерным для функционирования библиотечных фондов. Все основные причины выбытия литературы из библиотечных фондов и
списания соответствующих стоимостей с баланса отражены в Приложении № 1
(Корреспонденция счетов бюджетного учёта. 1. Корреспонденция
счетов в бюджетном учреждении).
Пункт 10 указанного Приложения
предусматривает возможность исключения изданий, утраченных читателем (как
лицом, виновным в нанесении ущерба библиотеке. Данный пункт
оговаривает «принятие к бюджетному учёту объектов основных средств […], поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба,
причинённого виновным лицом». Подразумевается замена утраченного издания другим
равноценным изданием, каковая (замена) невозможна, если стоимость утраченного
издания не была списана с баланса, а соответствующее издание не было исключено
из фондов библиотеки.
Пункт 13.3 Приложения
предусматривает и такую причину выбытия литературы из библиотечного фонда как
продажу изданий, утративших полезность для читателей данной библиотеки,
не пригодных для дальнейшего использования в данной библиотеке в силу непрофильности, избыточной экземплярности
и т.п. В буквальном изложении пункт 13.3 гласит: «списание объекта основного
средства […] с баланса при его реализации…», т..е.
указана причина списания в общей форме, что не обязывает в данном случае
перечислять все разновидности основных средств, списываемых по причине
реализации.
Пункт 14 Приложения предусматривает «списание
основных средств […], пришедших в негодность». Данный
пункт не предназначен для толкования термина «негодность», поскольку
общепринятым его толкованием является отсутствие полезных для использования
свойств. Конкретизацией особенностей применения термина к объектам
библиотечного фонда должна заниматься специальная комиссия по выбытию
литературы из фонда. Создание такой комиссии как раз предусмотрено Инструкцией
№ 148н (раздел «Унифицированные формы первичных учётных документов», подраздел
3 «Указания по применению форм первичных учётных документов»): «Акт о списании
исключённой из библиотеки литературы (код формы 0504144). Акт составляется
постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения».
Указания по составлению акта строго
регламентируют раздельное составление списков исключенной литературы (списки
прилагаются к акту): «Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в
ветхость […], морально устаревшей – составляются
раздельно».
Пункт 17 предусматривает «списание основных
средств […], пришедших в негодность вследствие стихийных
бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, в т.ч. недостач (потерь), образовавшихся
по указанным причинам».
Пункт 18 выделяет такую причину
списания, как «недостачу, установленную при инвентаризации», а также
«вследствие хищений и иных потерь, отнесённых за счёт виновных лиц».
Пункт 19 аналогичен п. 18 с тем
отличием, что лица, виновные в недостаче или хищениях не установлены. То есть
причина списания – недостача или хищения при условии, что виновные лица не
установлены.
Таким образом, Инструкция № 148н не
ограничивает причины списания литературы из библиотечных фондов только
ветхостью (изношенностью, невозможностью восстановления и т.п.) и
недвусмысленно подчёркивает разницу между такими причинами выбытия, как:
·
устарелость по содержанию,
·
моральный износ (уменьшение спроса, неиспользование изданий и т.п.),
·
ветхость (физический износ).
·
утрата (или порча) изданий пользователями библиотеки,
·
реализация изданий, не пригодных к использованию в данной библиотеке,
·
утрата и непригодность изданий вследствие стихийных бедствий,
·
недостача и хищения при неустановлении виновных
лиц;
·
недостача при установлении виновных лиц,
·
реализация изданий.
Комиссии, назначенные руководителем,
определяют правильность процедур списания и исключения объектов основных
средств исходя из специфики и назначения основных средств в конкретной
сфер деятельности бюджетного учреждения отрасли. В библиотечном деле
специалисты, при списании литературы из библиотечных фондов, используют
трактовки приведённых выше понятий на основе рекомендаций научно-методических
центров в области библиотечного дела. Для общедоступных библиотек
Министерства культуры Российской Федерации традиционно используются действующие
ныне методические рекомендации, в частности пособие «Формирование и
использование книжных фондов ЦБС» (Л., 1989), удостоенное премии Министерства
культуры РСФСР.
Полный перечень причин выбытия с
сопоставлением формулировок принятых в инструкции №148н, с одной стороны, и
терминов, традиционно применяемых в формах библиотечного учёта, разработан
Российской национальной библиотекой (см. прилагаемую
ниже таблицу) и рекомендуется для практического применения. В таблице приведены
ссылки на соответствующие пункты приложения «Корреспонденция счетов» в
инструкции № 148н.
Особо остановимся на использовании учётных
форм при списании литературы из библиотечных фондов. Инструкция № 148н в
качестве образцов форм для составления актов и списков исключаемой литературы
приводит только форму для списания устаревшей по содержанию и пришедшей в
ветхость литературы (форму по ОКУД 0504144), приводя пометку «ненужное зачеркнуть». Это может ввести в заблуждение
работников бухгалтерских и библиотечных служб, предполагающих, что Инструкция №
148н не предусматривает иных причин для списания. Аналогичным
образом, если причина списания отличается от указанной в форме, ненужная фраза
зачёркивается и вписывается формулировка, соответствующая причине списания
данной группы изданий, например, «комиссия […] произвела проверку фактов
утраченной читателями литературы и установила, что перечисленная в списке
литература подлежит списанию и исключению из учёта».
Следует обратить
внимание на своевременность исключения из библиотечных фондов литературы, не
пригодной для полноценного использования в данной библиотеке (устаревшей по
содержанию, морально изношенной, не используемой читателями. Хранение и содержание
подобной литературы экономически невыгодно, так затраты на содержание фонда
устаревших изданий существенно велики. Кроме того, затраты времени на работу с
этой частью фонда снижают результативность работы библиотекарей по
комплектованию, обработке и пропаганде новых поступлений. В целях поддержания
показателей книгообеспеченности населения
библиотечными фондами на оптимальном уровне необходимо компенсировать выбытие
устаревшей литературы соответствующими мерами по обновлению фонда.
Классификация
документов, исключаемых из фонда библиотеки, по причинам выбытия и видам
реализации
(в соответствии с корреспонденцией счетов бюджетного учета)
|
Ссылка на Инструкцию № 148н [1] |
Категория документов |
Коды, рекомендуемые для применения в
формах библиотечного учёта |
|
|
п. 14 |
Документы, непригодные для использования |
|
|
|
Непрофильные документы: выявленные в текущем
комплектовании, в т.ч. излишние экземпляры документов ставшие непрофильными
вследствие изменения профиля деятельности библиотеки, предприятия,
учреждения избыточные экземляры документов экземпляры документов,
безвозмездно переданные библиотеке экземпляры документов
из состава обязательных экземпляров |
1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 |
||
|
Документы, сроки хранения которых закончились в
связи с устареванием информации или носителей информации: неиспользуемые и
малоиспользуемые издания избыточные экземпляры
документов устаревшие носители
информации устаревшие базы данных |
1.21 1.22 1.23 1.24 |
||
|
Ветхие (при невозможности восстановления) документы и документы,
утратившие физическую целостность вследствие указанных причин: естественное старение
материала носителя информации (химическое разложение, угасание текста, утрата
качества изображения и т.п.) активное использование
документа: механические повреждения (разрывы, обломы, трещины и т.п.) преднамеренная порча
(вырывание страниц, хакерская атака, вирусное заражение и др.) хранение в условиях,
не соответствующих нормативным требованиям |
1.31 1.32 1.33 1.35 |
||
|
Контрафактные документы |
1.41 |
||
|
Экземпляры документов с типографским браком |
1.42 |
||
|
п.17 |
Документы, недостача которых является следствием чрезвычайных ситуаций |
|
|
|
стихийное бедствие техногенная катастрофа вооружённый конфликт |
2.1 2.2 2.3 |
||
|
П.10 |
Документы, утраченные читателем |
3.10 |
|
|
п.18 |
Документы, недостача которых установлена при инвентаризации и отнесена за
счёт виновных лиц |
|
|
|
Недостача установлена в фонде открытого
(свободного) доступа в закрытом фонде |
3.11 3.12 |
||
|
п.19 |
Документы, недостача которых выявлена с неустановлением
виновных лиц |
|
|
|
Похищенные документы |
4.1 |
||
|
Недостающие документы: в фонде открытого
(свободного) доступа в закрытом фонде утраченные при пересылке (почтой) не поступившие
по подписке |
4.21 4.22 4.23 4.24 |
||
|
п. 11 |
Документы, переданные безвозмездно другим юридическим лицам По указаниям,
постановлениям компетентных органов Передача фондов с
баланса на баланс |
5.1 5.2 |
|
|
п. 13.3 |
Реализованные документы в порядке книгообмена безвозмездно (в
порядке взаимопомощи в комплектовании фондов и т.д.) |
6.11 6.12 |
|
|
Документы, проданные другим физическим и юридическим лицам |
6.2 |
||
|
Утилизированные документы |
6.3 |
||
[1] Пункт
в приложении №1 к Инструкции по бюджетному учёту № 148н. Корреспонденция
счетов бюджетного учёта.